Stop al software che consente l’accesso all’email dei lavoratori

Stop del ‘Garante per la privacy’ ai software che consentono ai datori di lavoro di accedere all’email dei dipendenti. Esemplare in questa ottica la sanzione – di 80mila euro – inflitta ad un’azienda che effettuava i backup durante il rapporto di lavoro (provvedimento del 17 luglio 2024 del Garante per la privacy). In generale, il datore di lavoro non può accedere alla posta elettronica del dipendente o del collaboratore né utilizzare un software per conservare una copia dei messaggi. Un simile trattamento di dati personali, difatti, oltre a configurare una violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali, è idoneo a realizzare un’illecita attività di controllo del lavoratore, chiarisce il ‘Garante’. Nel caso specifico, a seguito del reclamo presentato da un agente di commercio, il ‘Garante’ ha accertato che la società, nel corso del rapporto di collaborazione, aveva, attraverso un software, effettuato un backup della posta elettronica, conservando sia i contenuti che i log di accesso alla email e al gestionale aziendale, e le informazioni raccolte erano poi state utilizzate dalla società in un contenzioso. Il ‘Garante’ ha appurato l’inidoneità e la carenza dell’informativa resa ai lavoratori. Il documento prevedeva infatti la possibilità, per il datore di lavoro, di accedere alla posta elettronica dei propri dipendenti e collaboratori per garantire la continuità dell’attività aziendale, in caso di loro assenza o cessazione del rapporto, senza citare, tra l’altro, l’effettuazione del backup e il relativo tempo di conservazione.

Nel definire il procedimento, il ‘Garante’ ha affermato che la sistematica conservazione delle email – effettuata per un considerevole periodo di tempo (pari a tre anni successivamente alla cessazione del rapporto) – e la sistematica conservazione dei ‘log’ di accesso alla posta elettronica e al gestionale utilizzato dai lavoratori non erano conformi alla disciplina di protezione dei dati. Tale conservazione risultava, difatti, né proporzionata né necessaria al conseguimento delle finalità dichiarate dalla società di garantire la sicurezza della rete informatica e la continuità dell’attività aziendale. Ciò, inoltre, aveva consentito alla società di ricostruire, minuziosamente, l’attività del collaboratore, incorrendo così in una forma di controllo vietata dallo ‘Statuto dei lavoratori’. Per quanto riguarda, infine, l’uso dei dati in Tribunale, il ‘Garante’ ricorda che il trattamento effettuato accedendo alla posta elettronica del dipendente per finalità di tutela in ambito giudiziario si riferisce a contenziosi già in atto, non ad ipotesi di tutela astratte e indeterminate, come in questo caso.